Elektronické faktury

Pro automatický příjem elektronických faktur uvedenou organizací je nutno splnit níže uvedené podmínky. Při nesplnění kterékoliv z níže uvedených podmínek bude elektronická faktura odmítnuta – nebude převzata jako doručená.

1. Fakturou se pro účely těchto Závazných podmínek rozumí doklad pro předpis úhrady za dodané zboží, služby, stavební práce apod., jehož náležitosti splňují podmínky pro účetní, resp. daňový doklad v souladu s platnou legislativou.

2. Ostatní, výše neuvedené písemnosti (vč. upomínek, návrhů zápočtů apod.) je nutno doručovat v listinné podobě na níže uvedenou doručovací adresu nebo elektronicky do datové schránky organizace (pouze pro OVM), nebo na e-mailovou adresu podatelna@ntm.cz.

Národní technické muzeum

Kostelní 42

170 78 Praha 7

Česká republika

3. Elektronickou fakturu je nutno zaslat výhradně na e-mailovou adresu: faktury@ntm.cz, resp. do datové schránky organizace (pouze pro OVM). 

4. V rámci jednoho e-mailu (datové schránky) může být zaslána pouze jedna faktura.

5. Faktura musí být ve formátu PDF, případně může být ve formátu ISDOC/ISDOX.

6. Zaslané soubory nesmí být komprimovány.

7. PDF faktura nesmí být chráněná heslem, a to ani v případě, že heslo by bylo prázdná množina.

8. Název souboru PDF s fakturou musí obsahovat některé z těchto slov: “faktura“, “invoice“, “fa“, “fv“, “facture“,“dobropis“,“vrubopis“,“zaloha“,“danovydoklad“,  „vyuctovani“,  „vyuctovanie“ či “dd“.

9. Faktura musí vždy obsahovat číslo objednávky či číslo smlouvy, na základě, které je fakturováno.

10. Každá faktura může mít přílohy formátu: PDF, PDF/A (ISO 19005), TXT, ODT, ODS, DOC/DOCX, RTF, XLS/XLSX, ZFO, PNG (ISO/IEC 15948), TIF/TIFF, JPG/JPEG/JFIF (ISO/IEC 10918), GIF. Přílohy ve formátu PDF nesmí v názvu obsahovat řetězce identifikující fakturu, jak je uvedeno v bodě 8. Systém pak neumí rozeznat co je faktura a takový e-mail je vrácen jako zamítnutý.

11. E-mail s fakturou a přílohami nesmí přesáhnout velikost 10 MB.

12. E-mailová schránka, ze které budou odesílány faktury do výše uvedené e-mailové schránky pro doručování elektronických faktur nebo datové schránky organizace, musí umožňovat přijímání e-mailů.

13. Pokud má e-mailová doména odesílatele nastaven SPF (Sender Policy Framework), musí být e-maily odesílány v souladu s tímto nastavením.

14. V případech, kdy faktura nebude obsahovat zákonné či dohodnuté náležitosti, bude vrácena s uvedením důvodů elektronicky zpět odesílateli do e-mailové schránky, ze které byla odeslána. Porušení této povinnosti nezakládá odesílateli žádná práva.

15. E-mailová adresa, ze které bude přicházet do emailových schránek pro doručování elektronických faktur nevyžádaná pošta (SPAM), bude v systému organizace NTM zablokována.

16. Kontaktní e-mail organizace NTM pro řešení technických otázek elektronického doručování faktur organizaci NTM je: helpdesk-ict@ntm.cz.

Tyto Závazné podmínky platí od 1. 12. 2019